In de huidige software-industrie, waar dynamiek, aanpassingsvermogen aan verandering en concurrentievermogen zijn de sleutelwoorden, metingen zijn een noodzakelijk en belangrijk hulpmiddel geworden voor de organisaties. Alleen het onderbuikgevoel of intuïtie gebruiken bij het nemen van beslissingen over de toekomstige ontwikkeling van het bedrijf is niet langer voldoende om de groeidoelstellingen te ondersteunen. We moeten weten hoe goed we zijn in leveringskwaliteit aan onze klanten, bij het managen van deadlines, werklast en middelen en op basis daarvan beslissen wat te doen, hoe het te doen en wanneer te handelen, zonder in de duisternis van onzekerheden en aannames te lopen.
Er is een neiging om het gebruik van metingen in de organisatie te vermijden, omdat wordt aangenomen dat dit niet het geval is 100% nauwkeurig. Metingen hoeven niet nauwkeurig te zijn, daarom spreken we van betrouwbaarheidsintervallen, getallen in reeksen, drempels, trends, en niet noodzakelijkerwijs naar exacte cijfers. Om de onzekerheid voldoende te verminderen, meestal hebben we niet zoveel gegevens nodig. Het zal ons verbazen hoeveel we kunnen leren van een kleine hoeveelheid data die wordt begrepen en correct wordt gebruikt.
Alvorens te besluiten een meetproces in een organisatie te implementeren, het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de capaciteiten van het bedrijf, haar zakelijke doelstellingen en strategie op middellange en lange termijn. Als de organisatie niet vooruit plant wat ze in de toekomst wil bereiken en wat ze moet weten, de verzamelde gegevens en de statistieken zullen waarschijnlijk niet aan zijn behoeften voldoen. Een meetproces is een langetermijninvestering die zijn echte waarde zal bewijzen na het verzamelen van een eerste set gegevens, welke, wanneer succesvol verzameld, zal helpen bij het herzien van de doelstellingen, om verbeterplannen te ontwikkelen en om de volgende reeks meetwaarden te bepalen die moeten worden gedefinieerd en geïmplementeerd. Het meetproces moet worden opgevat als een continue cyclus: meeteenheid, recensie, gestelde doelen, verfijnen, leren.
Vanuit mijn ervaring omvat een effectieve oplossing voor het definiëren en implementeren van een meetproces in de organisatie twee benaderingen:
1. Top-down benadering, wanneer de meetbehoeften worden bepaald door het topmanagement op basis van de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf, doelstellingen op hoog niveau en prestatie-indicatoren;
2. Bottom-up benadering, wanneer de meetbehoeften door de teams zijn gedefinieerd, op projectniveau, op basis van projectspecifieke doelen en doelstellingen.
Een meetproces is succesvol geïmplementeerd wanneer de metingen die uit deze twee benaderingen zijn verzameld, elkaar ontmoeten en aanvullen en waardevolle informatie opleveren voor alle niveaus in de organisatie: leidinggevenden, leidinggevenden en teams.
TOP-DOWN AANPAK
De eerste aspecten waarmee rekening moet worden gehouden wanneer we een meetproces implementeren met behulp van de top-downbenadering, zijn de zakelijke doelstellingen van het bedrijf. Deze moeten worden uitgedrukt in termen en indicatoren die gemakkelijk te begrijpen zijn en verder kunnen worden gebruikt als referentie op projectniveau (bv. winstmarge, groeipercentage van het bedrijf, klanttevredenheid, personeelsverloop, kwaliteitsindicatoren enzovoort).
Het is belangrijk om een bepaald niveau van kwaliteitsbewustzijn en volwassenheid in de organisatie te bereiken voordat een meetproces wordt geïmplementeerd. Zonder deze, de statistieken zullen niet op hun werkelijke waarde worden gezien en zullen niet worden herkend als een hulpmiddel om te leren en te verbeteren. In aanvulling op, een set van werkprocessen, tooling en standaarden moeten ook aanwezig zijn. Rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk gedefinieerd en begrepen worden, de mensen die betrokken zijn bij het meetproces moeten goed worden opgeleid en gekwalificeerd voor dit gebied. Meetspecialisten moeten in staat zijn om een complex perspectief te veranderen in een eenvoudig perspectief en te helpen bij het vertalen van een niet-specifiek doel naar een reeks meetbare dimensies. Door de feiten tot in detail te onderzoeken, ze moeten alternatieve benaderingen kunnen presenteren die kwantitatieve evaluatie mogelijk maken, duidelijk en zeer zinvol. Ze moeten ook op de hoogte zijn van de overwegingen volgens welke bepaalde dimensies niet moeten worden gemeten vanuit kosteneffectiviteitsoverwegingen (bv. de inspanning om te meten is groter dan het voordeel van de meting) of om ethische redenen.
Nadat het meetproces is gedefinieerd en overeengekomen met het topmanagement, Meetspecialisten zijn verantwoordelijk voor:
- voer het op een geplande en georganiseerde manier uit,
- ervoor te zorgen dat statistieken uniform en consistent worden verzameld,
- betrek management- en operationele zaken op de juiste momenten voor analyse,
- ervoor te zorgen dat statistieken zinvol en nuttig zijn voor verschillende niveaus van de organisatie
BOTTOM-UP AANPAK
In de opstartfase van een project, de Measurements-specialist moet samen met de Projectmanager de voordelen van het gebruik van het Measurements-proces beoordelen en het afstemmen op de behoeften van het project. De volgende stap is om de projectmanager en het team te begeleiden bij het bepalen van de projectdoelstellingen, het identificeren van geschikte statistieken die moeten worden verzameld en de manier waarop deze zullen worden geanalyseerd om de voortgang van de doelstellingen te bewaken.
Een efficiënte manier om het team te begeleiden en te helpen de doelstellingen van het project te identificeren, is door vragen als:
- Wat zijn de belangrijkste aspecten die het succes van uw project het beste karakteriseren?
- Wat zijn de kwaliteitsindicatoren voor uw project?
- Welke factoren kunnen de kwaliteit van het project in belangrijke mate beïnvloeden?
- Hoe weet je dat de klant blij zal zijn met het product dat je levert?
- Hoe u aan het einde van het project zult beoordelen of het een succes was of niet?
- Als het bedrijf een opslagplaats voor historische statistieken zou hebben, welke informatie zou u dan willen weten?
Soms is het nuttig om voorbeelden te geven van gemeenschappelijke maatstaven om het team te helpen bij het formuleren van doelstellingen en prestatie-indicatoren.
Zodra we de meetbare doelstellingen van projecten hadden geïdentificeerd en deze met het team overeenkwamen, volgende stap is het definiëren van de te verzamelen gegevens, frequentie van ophalen, tools en standaarden te gebruiken, degenen die verantwoordelijk zijn voor het verzamelen en analyseren en hoe de resultaten met het team zullen worden gedeeld.
Mijn aanbeveling is dat meetspecialisten de projectmanager en teamleider regelmatig moeten ondersteunen bij de analyse van de verzamelde gegevens en ervoor moeten zorgen dat deze nauwkeurig en consistent zijn.. Meetspecialisten kunnen ook van tijd tot tijd deelnemen aan retrospectives van teams om te zien hoe metingen en trends worden gebruikt om te verbeteren en hoe (s)hij kan het proces verder ondersteunen.
De inspanning die gemoeid is met het verzamelen van meetgegevens op projectniveau (tijd besteed, investering in training en tooling) moeten niet alleen worden geëvalueerd vanuit het kostenperspectief van het project, maar ook vanuit het perspectief van de toegevoegde waarde die ze voor de organisatie opleveren. Sommige statistieken kunnen exclusief voor het project worden gebruikt, terwijl andere ook op bedrijfsniveau kunnen worden gebruikt. Het is de taak van de Measurements-specialist om ervoor te zorgen dat projectstatistieken die op bedrijfsniveau toegevoegde waarde opleveren, worden geselecteerd en opgeslagen in de metrics-repository van de organisatie.
DE TOEGEVOEGDE WAARDE VAN MEETPROCES
Wanneer een Meettraject voor langere tijd loopt (meer dan een jaar), consistente historische gegevens worden beschikbaar gesteld in de metrics-repository van het bedrijf. Vanaf dit punt kan het meetproces verder worden gebruikt voor zijn werkelijke waarde:
- op basis van trends kunnen aanbevolen drempels voor verschillende indicatoren worden vastgesteld
- grafieken, dashboards kunnen worden gebruikt en beschikbaar worden gesteld aan geïnteresseerde belanghebbenden (zelfs voor de klant)
- één metriekwaarde kan worden geanalyseerd in samenhang met een andere metriek(s) waarden en specifieke verbeteracties kunnen worden gedefinieerd,
- beslissingsfactoren kunnen enkele van de meetwaarden in Pre-sales gebruiken om het concurrentievermogen te vergroten
- projectteams worden uitgedaagd ambitieuzere doelstellingen te formuleren, leren van het verleden en continu verbeteren
Voor een agile bedrijf met een verbetermindset, Het meetproces stopt hier niet. De huidige statistieken en tools vereisen voortdurende verfijning. Terwijl nieuwe statistieken beschikbaar worden gesteld aan de bedrijfsrepository, ze moeten worden geanalyseerd en afgewogen tegen de bedrijfsdoelstellingen en marktpositionering. Terwijl het meetvermogen en de expertise van het bedrijf zich ontwikkelt en verbetert, efficiëntere en intelligentere tools kunnen worden geïmplementeerd en gebruikt als ondersteuning bij het verzamelen en analyseren van statistieken.
Een bedrijf dat zijn metrieksysteem continu bewaakt en effectief beheert, zal het vinden en gebruiken als een unieke bron van concurrentievoordeel.
Dit bericht is oorspronkelijk gepost op LinkedIn in oktober 23, 2016
Over de auteur
Ramona Muntean is verantwoordelijk voor prestatiemeting en de implementatie van best practices ter ondersteuning van projecten op het gebied van procesverbetering bij ISDC (een lid van de Endava-groep), een lid van de Endava-groep in Roemenië. In haar dagelijkse werkzaamheden identificeert ze best practices, geleerde lessen eruit halen en het verbeterproces ondersteunen in de teams en verder op corporate niveau.