En la industria del software actual, donde dinamismo, adaptabilidad al cambio y competitividad son las palabras clave, Las mediciones se han convertido en una herramienta necesaria e importante para las organizaciones.. Usar solo la corazonada o la intuición al tomar decisiones sobre el desarrollo futuro de la empresa ya no es suficiente para respaldar sus objetivos de crecimiento.. Necesitamos saber qué tan buenos somos en la calidad de la entrega a nuestros clientes., en la gestión de plazos, carga de trabajo y recursos y en base a estos decidir qué hacer, cómo hacerlo y cuándo actuar, sin caminar en la oscuridad de las incertidumbres y suposiciones.
Hay una tendencia a evitar el uso de mediciones en la organización ya que se asume que no son 100% preciso. Las medidas no necesitan ser precisas, por lo tanto nos referimos a intervalos de confianza, números en rangos, umbrales, tendencias, y no necesariamente a números exactos. Para reducir suficientemente la incertidumbre, la mayoría de las veces no necesitamos tanta cantidad de datos. Nos sorprenderá cuánto podemos aprender de una pequeña cantidad de datos que se entienden y utilizan correctamente.
Antes de decidir implementar un proceso de Mediciones en una organización, es importante tener una imagen clara de las capacidades de la empresa, sus objetivos y estrategia de negocio a medio y largo plazo. Si la organización no planifica con anticipación lo que quiere lograr en el futuro y lo que necesita saber, es poco probable que los datos recopilados y las métricas satisfagan sus necesidades. Un proceso de Mediciones es una inversión a largo plazo que demostrará su valor real después de recopilar un primer conjunto de datos, cuales, cuando se recolecta con éxito, ayudará a revisar los objetivos, desarrollar planes de mejora y determinar el próximo conjunto de métricas que se definirán e implementarán. El proceso de medición debe entenderse como un ciclo continuo.: medida, revisión, fijar metas, refinar, aprender.
Desde mi experiencia, una solución efectiva para definir e implementar un proceso de medición en la organización implica dos enfoques:
1. Enfoque de arriba hacia abajo, cuando las necesidades de medición son definidas por la alta dirección en función de los objetivos comerciales de la empresa, objetivos de alto nivel e indicadores de rendimiento;
2. Enfoque de abajo hacia arriba, cuando las necesidades de medición son definidas por los equipos, a nivel de proyecto, basado en metas y objetivos específicos del proyecto.
Un proceso de medición se implementa con éxito cuando las mediciones recopiladas de estos dos enfoques se encuentran y se complementan entre sí y brindan información valiosa para todos los niveles de la organización.: ejecutivos, gerentes y equipos.
ENFOQUE DE ARRIBA HACIA ABAJO
Los primeros aspectos a considerar cuando implementamos un proceso de medición utilizando el enfoque de arriba hacia abajo son los objetivos comerciales de la empresa.. Estos deben expresarse en términos e indicadores que sean fáciles de entender y que puedan usarse como referencia a nivel de proyectos. (por ejemplo. Margen de beneficio, tasa de crecimiento empresarial, la satisfacción del cliente, rotación de personal, indicadores de calidad, etc.).
Es importante alcanzar un cierto nivel de conciencia de calidad y mentalidad de madurez en la organización antes de implementar un proceso de Mediciones.. sin estos, las métricas no se verán en su valor real y no se reconocerán como una herramienta para aprender y mejorar. Adicionalmente, un conjunto de procesos de trabajo, herramientas y estándares también deben estar en su lugar. Los roles y responsabilidades deben estar claramente definidos y entendidos, que las personas involucradas en el proceso de medición estén debidamente capacitadas y calificadas para esta área. Los especialistas en mediciones deben poder cambiar una perspectiva compleja en una simple y ayudar a traducir un objetivo no específico en un conjunto de dimensiones medibles.. Al explorar los hechos en detalle, deben ser capaces de presentar enfoques alternativos que hagan posible la evaluación cuantitativa, claro y muy significativo. También deben ser conscientes de las consideraciones según las cuales ciertas dimensiones no deben medirse por razones de rentabilidad. (por ejemplo. el esfuerzo de medir es mayor que el beneficio de la medición) o por razones éticas.
Después de que el proceso de Mediciones esté definido y acordado con la alta dirección, Los especialistas en medición son responsables de:
- implementarlo de manera planificada y organizada,
- garantizar que las métricas se recopilan de manera uniforme y consistente,
- Involucrar aspectos administrativos y operativos en los momentos apropiados para el análisis.,
- asegurar que las métricas sean significativas y útiles para los diferentes niveles de la organización
ENFOQUE DE ABAJO HACIA ARRIBA
En la fase de puesta en marcha de un proyecto, el especialista en Mediciones junto con el Gerente de Proyecto deben evaluar los beneficios de usar el proceso de Mediciones y adaptarlo a las necesidades de los proyectos. El siguiente paso es guiar al Project Manager y al equipo en el establecimiento de los objetivos del proyecto., identificar las métricas apropiadas que se recopilarán y la forma en que se analizarán para monitorear el progreso en los objetivos.
Una forma eficiente de guiar y ayudar al equipo a identificar los objetivos del proyecto es abordar preguntas como:
- Cuáles son los aspectos clave que mejor caracterizan el éxito de tu proyecto?
- Cuáles son los indicadores de calidad para tu proyecto?
- ¿Qué factores podrían afectar la calidad del proyecto de manera significativa??
- ¿Cómo sabrá que el cliente estará satisfecho con el producto que entrega??
- Al final del proyecto cómo evaluará si fue un éxito o no?
- Si la empresa tuviera un repositorio de métricas históricas que información le gustaría saber?
A veces es útil proporcionar ejemplos de métricas comunes para ayudar al equipo a formular objetivos e indicadores de desempeño..
Una vez que identificamos los objetivos medibles de los proyectos y los acordamos con el equipo, El siguiente paso es definir los datos que se recopilarán., frecuencia de recogida, herramientas y normas a utilizar, los responsables de la recopilación y el análisis y cómo se compartirán los resultados con el equipo.
Mi recomendación es que el especialista en Mediciones apoye regularmente al Gerente de Proyecto y al Líder de Equipo en el análisis de los datos recopilados y se asegure de que sean precisos y consistentes.. El especialista en mediciones también puede participar de vez en cuando en las retrospectivas de los equipos para ver cómo se utilizan las mediciones y las tendencias para mejorar y cómo (s)él puede apoyar el proceso aún más.
El esfuerzo involucrado en la recopilación de métricas a nivel de proyecto (tiempo usado, inversión en formación y utillaje) deben evaluarse no solo desde la perspectiva del costo del proyecto, sino también desde la perspectiva del valor adicional que aportan a la organización. Algunas métricas pueden usarse exclusivamente para el proyecto, mientras que otras también pueden usarse a nivel de empresa. Es el trabajo del especialista en Mediciones asegurarse de que las métricas del proyecto que aportan valor agregado a nivel de la empresa se seleccionen y almacenen en el repositorio de métricas de la organización..
EL VALOR AÑADIDO DE PROCESO DE MEDICIONES
Cuando un proceso de Mediciones está en marcha durante un período de tiempo más largo (más de un año), los datos históricos coherentes están disponibles en el repositorio de métricas de la empresa. A partir de este punto, el proceso de Mediciones se puede utilizar en su valor real.:
- los umbrales recomendados para diferentes indicadores se pueden identificar en función de las tendencias
- gráficos, los tableros se pueden usar y poner a disposición de las partes interesadas (incluso al cliente)
- un valor de métrica se puede analizar en correlación con otra métrica(s) se pueden definir valores y acciones de mejora específicas,
- los factores de decisión pueden usar algunas de las métricas en preventa para aumentar la competitividad
- los equipos de proyecto tienen el desafío de establecer objetivos más ambiciosos, aprender del pasado y mejorar continuamente
Para una empresa ágil con mentalidad de mejora, El proceso de medición no se detendrá aquí. Las métricas y herramientas actuales requieren un refinamiento continuo. Mientras se ponen a disposición nuevas métricas en el repositorio de la empresa, deben analizarse y sopesarse frente a los objetivos comerciales y el posicionamiento en el mercado. Si bien la capacidad de medición y la experiencia de la empresa se desarrollan y mejoran, Se pueden implementar y utilizar herramientas más eficientes e inteligentes como apoyo en la recopilación y el análisis de métricas..
Una empresa que monitorea continuamente y administra de manera efectiva su sistema de métricas lo encontrará y lo utilizará como una fuente única de ventaja competitiva..
Esta publicación fue publicada originalmente en LinkedIn en octubre 23, 2016
Sobre el Autor
Ramona Muntean es responsable de la medición del desempeño y la implementación de las mejores prácticas para apoyar proyectos de mejora de procesos en ISDC (un miembro del grupo Endava), un miembro de la Grupo Endava En Rumania. En su día a día identifica las mejores prácticas, extraer lecciones aprendidas y apoyar el proceso de mejora en los equipos y más adelante a nivel corporativo.