In der heutigen Softwareindustrie, wo Dynamik, Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und Wettbewerbsfähigkeit sind die Schlüsselwörter, Messungen sind zu einem notwendigen und wichtigen Instrument für die Organisationen geworden. Es reicht nicht mehr aus, nur das Bauchgefühl oder die Intuition zu verwenden, um Entscheidungen über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens zu treffen, um seine Wachstumsziele zu unterstützen. Wir müssen wissen, wie gut wir in der Lieferqualität für unsere Kunden sind, bei der Verwaltung von Fristen, Arbeitsbelastung und Ressourcen und basierend auf diesen zu entscheiden, was zu tun ist, wie es geht und wann man handelt, ohne in der Dunkelheit der Unsicherheiten und Annahmen zu gehen.
Es besteht die Tendenz, die Verwendung von Messungen in der Organisation zu vermeiden, da davon ausgegangen wird, dass dies nicht der Fall ist 100% genau. Messungen müssen nicht präzise sein, Daher beziehen wir uns auf Konfidenzintervalle, Zahlen in Bereichen, Schwellenwerte, Trends, und nicht unbedingt zu genauen Zahlen. Um die Unsicherheit ausreichend zu reduzieren, Meistens benötigen wir nicht so viele Daten. Wir werden überrascht sein, wie viel wir aus einer kleinen Datenmenge lernen können, die verstanden und richtig verwendet wird.
Bevor Sie sich entscheiden, einen Messprozess in einer Organisation zu implementieren, Es ist wichtig, ein klares Bild von den Fähigkeiten des Unternehmens zu haben, seine Geschäftsziele und Strategie mittel- und langfristig. Wenn die Organisation nicht im Voraus plant, was sie in Zukunft erreichen möchte und was sie wissen muss, Es ist unwahrscheinlich, dass die gesammelten Daten und Metriken den Anforderungen entsprechen. Ein Messprozess ist eine langfristige Investition, deren tatsächlicher Wert sich erst nach der Erfassung eines ersten Datensatzes zeigt, welche, wenn erfolgreich gesammelt, wird helfen, Ziele zu überprüfen, Verbesserungspläne zu entwickeln und die nächsten Metriken festzulegen, die definiert und implementiert werden sollen. Der Messvorgang sollte als kontinuierlicher Zyklus verstanden werden: messen, Rezension, Ziele setzen, verfeinern, lernen.
Nach meiner Erfahrung umfasst eine effektive Lösung zur Definition und Implementierung eines Messprozesses in der Organisation zwei Ansätze:
1. Top-Down-Ansatz, wenn die Messanforderungen vom Top-Management basierend auf den Geschäftszielen des Unternehmens definiert werden, hochrangige Ziele und Leistungsindikatoren;
2. Bottom-up-Ansatz, wenn die Messbedürfnisse von den Teams definiert werden, auf Projektebene, basierend auf projektspezifischen Zielen.
Ein Messprozess wird erfolgreich implementiert, wenn sich die aus diesen beiden Ansätzen gesammelten Messungen treffen und ergänzen und wertvolle Informationen für alle Ebenen in der Organisation liefern: Führungskräfte, Manager und Teams.
TOP-DOWN-ANSATZ
Erste Aspekte, die bei der Implementierung eines Messprozesses nach dem Top-Down-Ansatz berücksichtigt werden müssen, sind die Geschäftsziele des Unternehmens. Diese müssen in Begriffen und Indikatoren ausgedrückt werden, die leicht verständlich sind und als Referenz auf Projektebene weiterverwendet werden können (z.B.. Gewinnspanne, Wachstumsrate des Geschäfts, Kundenzufriedenheit, Personalfluktuation, Qualitätsindikatoren und so weiter).
Es ist wichtig, ein bestimmtes Maß an Qualitätsbewusstsein und Reife in der Organisation zu erreichen, bevor ein Messprozess implementiert wird. Ohne diese, Die Metriken werden nicht zu ihrem tatsächlichen Wert gesehen und nicht als Werkzeug zum Lernen und Verbessern anerkannt. Und dazu, eine Reihe von Arbeitsprozessen, Werkzeuge und Standards müssen ebenfalls vorhanden sein. Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert und verstanden werden, Die am Messprozess beteiligten Personen müssen für diesen Bereich entsprechend geschult und qualifiziert sein. Messspezialisten sollten in der Lage sein, eine komplexe Perspektive in eine einfache zu verwandeln und dabei zu helfen, ein unspezifisches Ziel in eine Reihe messbarer Dimensionen umzusetzen. Indem Sie die Fakten im Detail untersuchen, Sie sollten in der Lage sein, alternative Ansätze vorzustellen, die eine quantitative Bewertung ermöglichen, klar und sehr aussagekräftig. Sie sollten sich auch der Überlegungen bewusst sein, nach denen bestimmte Dimensionen aus Kostenwirksamkeitsgründen nicht gemessen werden sollten (z.B.. Der Messaufwand ist höher als der Nutzen der Messung) oder aus ethischen Gründen.
Nach der Messung wird der Prozess definiert und mit dem Top-Management vereinbart, Messspezialisten sind verantwortlich für:
- implementieren Sie es in einer geplanten und organisierten Weise,
- Stellen Sie sicher, dass die Metriken einheitlich und konsistent erfasst werden,
- Einbeziehung von Management- und operativen Dingen zu geeigneten Zeitpunkten für die Analyse,
- Stellen Sie sicher, dass Metriken für verschiedene Ebenen der Organisation aussagekräftig und nützlich sind
UNTEN ANFAHRT
In der Startphase eines Projekts, Der Messspezialist sollte zusammen mit dem Projektmanager die Vorteile der Verwendung des Messprozesses bewerten und an die Projektanforderungen anpassen. Der nächste Schritt besteht darin, den Projektmanager und das Team bei der Festlegung der Projektziele zu unterstützen, Ermittlung geeigneter zu erfassender Metriken und deren Analyse, um den Fortschritt bei der Erreichung der Ziele zu überwachen.
Eine effiziente Möglichkeit, das Team bei der Ermittlung der Projektziele zu unterstützen, besteht darin, Fragen wie z:
- Welches sind die Schlüsselaspekte, die den Erfolg Ihres Projekts am besten charakterisieren??
- Welches sind die Qualitätsindikatoren für Ihr Projekt?
- Welche Faktoren könnten die Qualität des Projekts erheblich beeinflussen??
- Woher wissen Sie, dass der Kunde mit dem von Ihnen gelieferten Produkt zufrieden ist??
- Wie beurteilen Sie am Ende des Projekts, ob es erfolgreich war oder nicht??
- Wenn das Unternehmen über ein Repository für historische Metriken verfügen würde, welche Informationen möchten Sie wissen??
Manchmal ist es hilfreich, Beispiele für gängige Metriken bereitzustellen, um das Team bei der Formulierung von Zielen und Leistungsindikatoren zu unterstützen.
Nachdem wir die messbaren Ziele der Projekte identifiziert und mit dem Team vereinbart hatten, Der nächste Schritt besteht darin, die zu erfassenden Daten zu definieren, Sammelhäufigkeit, zu verwendende Werkzeuge und Standards, diejenigen, die für die Erfassung und Analyse verantwortlich sind und wie die Ergebnisse mit dem Team geteilt werden.
Ich empfehle, dass der Messspezialist den Projektmanager und den Teamleiter regelmäßig bei der Analyse der gesammelten Daten unterstützt und sicherstellt, dass diese korrekt und konsistent sind. Der Messspezialist kann auch von Zeit zu Zeit an den Retrospektiven der Teams teilnehmen, um zu sehen, wie Messungen und Trends zur Verbesserung verwendet werden und wie (s)Er kann den Prozess weiter unterstützen.
Der Aufwand für die Erfassung von Metriken auf Projektebene (Zeitaufwand, Investition in Ausbildung und Werkzeug) sollten nicht nur unter Kostengesichtspunkten des Projekts bewertet werden, sondern auch unter dem Gesichtspunkt des zusätzlichen Werts, den sie für die Organisation bringen. Einige Metriken werden möglicherweise ausschließlich für das Projekt verwendet, während andere auch auf Unternehmensebene verwendet werden können. Es ist Aufgabe des Messspezialisten, sicherzustellen, dass Projektmetriken, die auf Unternehmensebene einen Mehrwert bringen, ausgewählt und im Metrik-Repository des Unternehmens gespeichert werden.
DER HINZUGEFÜGTE WERT VON MESSVERFAHREN
Wenn ein Messvorgang über einen längeren Zeitraum durchgeführt wird (mehr als ein Jahr), Konsistente historische Daten werden im Metrik-Repository des Unternehmens zur Verfügung gestellt. Ab diesem Punkt kann der Messprozess zu seinem tatsächlichen Wert verwendet werden:
- Die empfohlenen Schwellenwerte für verschiedene Indikatoren können anhand von Trends ermittelt werden
- Diagramme, Dashboards können verwendet und interessierten Stakeholdern zur Verfügung gestellt werden (sogar zum Kunden)
- Ein Metrikwert kann in Korrelation mit einer anderen Metrik analysiert werden(s) Werte und spezifische Verbesserungsmaßnahmen können definiert werden,
- Entscheidungsfaktoren können einige der Kennzahlen im Vorverkauf verwenden, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern
- Projektteams sind aufgefordert, ehrgeizigere Ziele zu setzen, aus der Vergangenheit lernen und sich kontinuierlich verbessern
Für ein agiles Unternehmen mit einer Einstellung zur Verbesserung, Der Messvorgang wird hier nicht gestoppt. Aktuelle Metriken und Tools müssen kontinuierlich weiterentwickelt werden. Während dem Metrik-Repository neue Metriken zur Verfügung gestellt werden, Sie müssen analysiert und gegen die Geschäftsziele und die Marktpositionierung abgewogen werden. Während sich die Messfähigkeit und das Fachwissen des Unternehmens entwickeln und verbessern, Effizientere und intelligentere Tools können implementiert und als Unterstützung bei der Erfassung und Analyse von Metriken verwendet werden.
Ein Unternehmen, das sein Metriksystem kontinuierlich überwacht und effektiv verwaltet, wird es als einzigartige Quelle für Wettbewerbsvorteile finden und nutzen.
Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht am LinkedIn im Oktober 23, 2016
Über den Autor
Ramona Muntean ist verantwortlich für die Leistungsmessung und die Implementierung von Best Practices Projekte zur Prozessverbesserung zu unterstützen bei ISDC (ein Mitglied der Endava-Gruppe), ein Mitglied der Endava Group in Rumänien. In ihren täglichen Aktivitäten identifiziert sie Best Practices, Lehren ziehen und den Verbesserungsprozess in den Teams und weiter auf Unternehmensebene unterstützen.