Dans l'industrie du logiciel d'aujourd'hui, où dynamisme, l'adaptabilité au changement et la compétitivité sont les maîtres mots, les mesures sont devenues un outil nécessaire et important pour les organisations. Utiliser uniquement l'intuition ou l'intuition lors de la prise de décisions concernant le développement futur de l'entreprise n'est plus suffisant pour soutenir ses objectifs de croissance. Nous devons savoir à quel point nous sommes bons dans la qualité de livraison à nos clients, dans la gestion des délais, la charge de travail et les ressources et en fonction de celles-ci pour décider quoi faire, comment le faire et quand agir, sans marcher dans l'obscurité des incertitudes et des hypothèses.
Il y a une tendance à éviter d'utiliser des mesures dans l'organisation car on suppose qu'elles ne sont pas 100% précis. Les mesures n'ont pas besoin d'être précises, on parle donc d'intervalles de confiance, nombres dans les plages, seuils, les tendances, et pas nécessairement à des chiffres exacts. Afin de réduire suffisamment l'incertitude, la plupart du temps, nous n'avons pas besoin d'autant de données. Nous serons surpris de tout ce que nous pouvons apprendre d'une petite quantité de données comprises et correctement utilisées..
Avant de décider de mettre en œuvre un processus de Mesures dans une organisation, il est important d'avoir une image claire des capacités de l'entreprise, ses objectifs commerciaux et sa stratégie à moyen et long terme. Si l'organisation ne planifie pas à l'avance ce qu'elle veut réaliser à l'avenir et ce qu'elle doit savoir, les données collectées et les métriques ne sont pas susceptibles de répondre à ses besoins. Un processus de mesures est un investissement à long terme qui prouvera sa valeur réelle après la collecte d'un premier ensemble de données, lequel, une fois collecté avec succès, aidera à revoir les objectifs, élaborer des plans d'amélioration et déterminer le prochain ensemble de paramètres à définir et à mettre en œuvre. Le processus de mesure doit être compris comme un cycle continu: mesure, examen, Fixer des objectifs, affiner, apprendre.
D'après mon expérience, une solution efficace pour définir et mettre en œuvre un processus de mesure dans l'organisation implique deux approches:
1. Approche descendante, lorsque les besoins de mesures sont définis par la direction générale en fonction des objectifs commerciaux de l'entreprise, objectifs de haut niveau et indicateurs de performance;
2. Une approche en profondeur, lorsque les besoins de mesure sont définis par les équipes, au niveau du projet, sur la base des buts et objectifs spécifiques du projet.
Un processus de mesure est mis en œuvre avec succès lorsque les mesures collectées à partir de ces deux approches se rencontrent et se complètent et fournissent des informations précieuses à tous les niveaux de l'organisation.: cadres, managers et équipes.
APPROCHE DESCENDANTE
Les premiers aspects à prendre en compte lors de la mise en œuvre d'un processus de mesure utilisant l'approche descendante sont les objectifs commerciaux de l'entreprise.. Ceux-ci doivent être exprimés en termes et indicateurs facilement compréhensibles et peuvent ensuite être utilisés comme référence au niveau des projets (par exemple. marge bénéficiaire, taux de croissance des affaires, satisfaction du client, rotation du personnel, indicateurs de qualité, etc.).
Il est important d'atteindre un certain niveau de conscience de la qualité et d'état d'esprit de maturité dans l'organisation avant de mettre en œuvre un processus de mesures. Sans ces, les métriques ne seront pas perçues à leur juste valeur et ne seront pas reconnues comme un outil d'apprentissage et d'amélioration. en outre, un ensemble de processus de travail, l'outillage et les normes doivent également être en place. Les rôles et les responsabilités doivent être clairement définis et compris, les personnes impliquées dans le processus de mesure doivent être correctement formées et qualifiées pour ce domaine. Les spécialistes des mesures doivent être capables de transformer une perspective complexe en une perspective simple et d'aider à traduire un objectif non spécifique en un ensemble de dimensions mesurables. En explorant les faits en détail, ils doivent être en mesure de présenter des approches alternatives permettant une évaluation quantitative, clair et très significatif. Ils doivent également être conscients des considérations selon lesquelles certaines dimensions ne doivent pas être mesurées pour des raisons de rentabilité (par exemple. l'effort de mesure est supérieur au bénéfice de la mesure) ou pour des raisons éthiques.
Une fois le processus de mesure défini et convenu avec la direction, Les spécialistes de la mesure sont chargés de:
- mettre en œuvre de manière planifiée et organisée,
- s'assurer que les métriques sont collectées de manière uniforme et cohérente,
- impliquer la gestion et les éléments opérationnels aux moments appropriés pour l'analyse,
- s'assurer que les métriques sont significatives et utiles aux différents niveaux de l'organisation
UNE APPROCHE EN PROFONDEUR
Dans la phase de démarrage d'un projet, le spécialiste des mesures en collaboration avec le chef de projet doit évaluer les avantages de l'utilisation du processus de mesures et l'adapter aux besoins des projets. L'étape suivante consiste à guider le chef de projet et l'équipe dans la définition des objectifs du projet, identifier les mesures appropriées à collecter et la manière dont elles seront analysées pour suivre les progrès par rapport aux objectifs.
Un moyen efficace de guider et d'aider l'équipe à identifier les objectifs du projet consiste à répondre à des questions telles que:
- Quels sont les aspects clés qui caractérisent le mieux la réussite de votre projet?
- Quels sont les indicateurs de qualité pour votre projet?
- Quels facteurs pourraient avoir un impact significatif sur la qualité du projet?
- Comment saurez-vous que le client sera satisfait du produit que vous lui livrez?
- À la fin du projet, comment évaluerez-vous qu'il a été un succès ou non ??
- Si l'entreprise disposait d'un référentiel de métriques historiques, quelles informations aimeriez-vous connaître ??
Parfois, il est utile de fournir des exemples de métriques communes pour aider l'équipe à formuler des objectifs et des indicateurs de performance.
Une fois que nous avons identifié les objectifs mesurables des projets et les avons convenus avec l'équipe, l'étape suivante consiste à définir les données à collecter, fréquence de collecte, outils et normes à utiliser, les responsables de la collecte et de l'analyse et comment les résultats vont être partagés avec l'équipe.
Ma recommandation est que le spécialiste des mesures soutienne régulièrement le chef de projet et le chef d'équipe dans l'analyse des données collectées et s'assure qu'elles sont exactes et cohérentes. Le spécialiste des mesures peut également participer de temps à autre aux rétrospectives des équipes pour voir comment les mesures et les tendances sont utilisées pour améliorer et comment (s)il peut soutenir le processus plus loin.
L'effort impliqué dans la collecte de métriques au niveau du projet (temps passé, investissement dans la formation et l'outillage) doivent être évalués non seulement du point de vue des coûts du projet, mais également du point de vue de la valeur ajoutée qu'ils apportent à l'organisation. Certaines mesures peuvent être utilisées exclusivement pour le projet tandis que d'autres peuvent également être utilisées au niveau de l'entreprise. C'est le travail du spécialiste des mesures de s'assurer que les métriques de projet qui apportent de la valeur ajoutée au niveau de l'entreprise sont sélectionnées et stockées dans le référentiel de métriques de l'organisation..
LA VALEUR AJOUTÉE DE PROCESSUS DE MESURE
Lorsqu'un processus de mesures est en place depuis plus longtemps (plus d'un an), des données historiques cohérentes sont mises à disposition dans le référentiel d'indicateurs de l'entreprise. A partir de ce point, le processus Mesures peut être utilisé à sa valeur réelle:
- les seuils recommandés pour différents indicateurs peuvent être identifiés en fonction des tendances
- graphiques, les tableaux de bord peuvent être utilisés et mis à la disposition des parties prenantes intéressées (même au client)
- une valeur métrique peut être analysée en corrélation avec une autre métrique(s) des valeurs et des actions d'amélioration spécifiques peuvent être définies,
- les facteurs de décision peuvent utiliser certaines des mesures de l'avant-vente pour accroître la compétitivité
- les équipes projets sont mises au défi de se fixer des objectifs plus ambitieux, apprendre du passé et s'améliorer continuellement
Pour une entreprise agile avec un état d'esprit d'amélioration, Le processus de mesure ne s'arrêtera pas là. Les métriques et outils actuels nécessitent un raffinement continu. Alors que de nouvelles métriques sont mises à disposition du référentiel de l'entreprise, ils doivent être analysés et mis en balance avec les objectifs commerciaux et le positionnement sur le marché. Alors que la capacité de mesure et l'expertise de l'entreprise se développent et s'améliorent, des outils plus efficaces et intelligents peuvent être mis en œuvre et utilisés comme support dans la collecte et l'analyse des métriques.
Une entreprise qui surveille en permanence et gère efficacement son système de mesures le trouvera et l'utilisera comme une source unique d'avantage concurrentiel.
Ce message a été initialement publié sur LinkedIn en octobre 23, 2016
A propos de l'auteur
Ramona Muntean est responsable de la mesure du rendement et de la mise en œuvre des meilleures pratiques pour accompagner les projets d'amélioration des processus ISDC (membre du groupe Endava), un membre de la Groupe Endava en Roumanie. Dans ses activités quotidiennes, elle identifie les meilleures pratiques, extraire les leçons apprises et soutenir le processus d'amélioration dans les équipes et au-delà au niveau de l'entreprise.