Nell'industria del software di oggi, dove dinamismo, adattabilità al cambiamento e competitività sono le parole chiave, le misurazioni sono diventate uno strumento necessario e importante per le organizzazioni. Usare solo l'istinto o l'intuizione quando si prendono decisioni riguardanti lo sviluppo futuro dell'azienda non è più sufficiente per supportare i suoi obiettivi di crescita. Dobbiamo sapere quanto siamo bravi nella qualità delle consegne ai nostri clienti, nella gestione delle scadenze, carico di lavoro e risorse e sulla base di questi decidere cosa fare, come farlo e quando agire, senza camminare nel buio delle incertezze e delle supposizioni.
C'è una tendenza ad evitare di utilizzare misurazioni nell'organizzazione poiché si presume che non lo siano 100% accurato. Le misure non devono essere precise, si fa quindi riferimento agli intervalli di confidenza, numeri in intervalli, soglie, tendenze, e non necessariamente a numeri esatti. Al fine di ridurre sufficientemente l'incertezza, la maggior parte delle volte non abbiamo bisogno di così tante quantità di dati. Saremo sorpresi di quanto possiamo imparare da una piccola quantità di dati compresi e utilizzati correttamente.
Prima di decidere di implementare un processo di misurazione in un'organizzazione, è importante avere un quadro chiaro delle capacità dell'azienda, i suoi obiettivi di business e la sua strategia a medio e lungo termine. Se l'organizzazione non pianifica in anticipo ciò che desidera ottenere in futuro e ciò che deve sapere, è improbabile che i dati raccolti e le metriche soddisfino le sue esigenze. Un processo di misurazione è un investimento a lungo termine che dimostrerà il suo reale valore dopo aver raccolto una prima serie di dati, quale, quando raccolti con successo, aiuterà a rivedere gli obiettivi, sviluppare piani di miglioramento e determinare la prossima serie di metriche da definire e implementare. Il processo di misurazione deve essere inteso come un ciclo continuo: misurare, revisione, obiettivi prefissati, perfezionare, Imparare.
Dalla mia esperienza una soluzione efficace per definire e implementare un processo di misurazione nell'organizzazione prevede due approcci:
1. Approccio dall 'alto verso il basso, quando le esigenze di misurazione sono definite dal top management sulla base degli obiettivi di business dell'azienda, obiettivi di alto livello e indicatori di performance;
2. Approccio dal basso, quando le esigenze di misurazione sono definite dai team, a livello di progetto, sulla base di scopi e obiettivi specifici del progetto.
Un processo di misurazione viene implementato con successo quando le misurazioni raccolte da questi due approcci si incontrano e si completano a vicenda e forniscono informazioni preziose per tutti i livelli dell'organizzazione: dirigenti, dirigenti e squadre.
APPROCCIO DALL 'ALTO VERSO IL BASSO
I primi aspetti da considerare quando implementiamo un processo di misurazione utilizzando l'approccio top-down sono gli obiettivi di business dell'azienda. Questi devono essere espressi in termini e indicatori facilmente comprensibili e che possano essere ulteriormente utilizzati come riferimento a livello di progetto (per esempio. margine di profitto, tasso di crescita aziendale, soddisfazione del cliente, turnover del personale, indicatori di qualità e così via).
È importante raggiungere un certo livello di consapevolezza della qualità e mentalità di maturità nell'organizzazione prima di implementare un processo di misurazione. Senza questi, le metriche non saranno viste al loro valore reale e non saranno riconosciute come strumento per imparare e migliorare. Inoltre, un insieme di processi di lavoro, anche gli strumenti e gli standard devono essere messi in atto. Ruoli e responsabilità devono essere chiaramente definiti e compresi, le persone coinvolte nel processo di misurazione devono essere adeguatamente formate e qualificate per questo settore. Gli specialisti delle misurazioni dovrebbero essere in grado di trasformare una prospettiva complessa in una semplice e di aiutare a tradurre un obiettivo non specifico in un insieme di dimensioni misurabili. Esplorando i fatti in dettaglio, dovrebbero essere in grado di presentare approcci alternativi che rendano possibile una valutazione quantitativa, chiaro e molto significativo. Dovrebbero anche essere consapevoli delle considerazioni secondo le quali determinate dimensioni non dovrebbero essere misurate da ragioni di efficacia dei costi (per esempio. lo sforzo per misurare è superiore al beneficio della misurazione) o da ragioni etiche.
Dopo che il processo di misurazione è stato definito e concordato con il top management, Gli specialisti della misurazione sono responsabili di:
- implementarlo in modo pianificato e organizzato,
- garantire che le metriche siano raccolte in modo uniforme e coerente,
- coinvolgere la gestione e le cose operative nei momenti appropriati per l'analisi,
- garantire che le metriche siano significative e utili a diversi livelli dell'organizzazione
APPROCCIO DAL BASSO
Nella fase di avvio di un progetto, lo specialista delle misurazioni insieme al Project Manager dovrebbe valutare i vantaggi dell'utilizzo del processo di misurazione e adattarlo alle esigenze dei progetti. Il passo successivo è guidare il Project Manager e il team nella definizione degli obiettivi del progetto, identificare le metriche appropriate da raccogliere e il modo in cui saranno analizzate per monitorare i progressi sugli obiettivi.
Un modo efficace per guidare e aiutare il team a identificare gli obiettivi del progetto è rispondere a domande come::
- Quali sono gli aspetti chiave che meglio caratterizzano il successo del tuo progetto?
- Quali sono gli indicatori di qualità per il tuo progetto?
- Quali fattori potrebbero influire in modo significativo sulla qualità del progetto?
- Come saprai che il cliente sarà soddisfatto del prodotto che consegni?
- Alla fine del progetto come valuterai se è stato un successo o meno?
- Se l'azienda disponesse di un archivio di metriche storiche quali informazioni vorresti conoscere?
A volte è utile fornire esempi di metriche comuni per aiutare il team a formulare obiettivi e indicatori di performance.
Una volta individuati gli obiettivi misurabili dei progetti e concordati con il team, il passo successivo è definire i dati da raccogliere, frequenza di raccolta, strumenti e standard da utilizzare, i responsabili della raccolta e dell'analisi e come i risultati verranno condivisi con il team.
La mia raccomandazione è che lo specialista delle misurazioni dovrebbe supportare regolarmente il Project Manager e il Team Leader nell'analisi dei dati raccolti e assicurarsi che siano accurati e coerenti. Lo specialista delle misurazioni può anche partecipare di volta in volta alle retrospettive dei team per vedere come le misurazioni e le tendenze vengono utilizzate per migliorare e come (S)può supportare ulteriormente il processo.
Lo sforzo richiesto per la raccolta di metriche a livello di progetto (tempo impiegato, investimenti in formazione e strumenti) dovrebbero essere valutati non solo dal punto di vista dei costi del progetto, ma anche dal punto di vista del valore aggiunto che apportano all'organizzazione. Alcune metriche potrebbero essere utilizzate esclusivamente per il progetto, mentre altre possono essere utilizzate anche a livello aziendale. È compito dello specialista delle misurazioni garantire che le metriche del progetto che apportano valore aggiunto a livello aziendale siano selezionate e archiviate nel repository delle metriche dell'organizzazione.
IL VALORE AGGIUNTO DI PROCESSO DI MISURA
Quando un processo di misurazione è in atto per un periodo di tempo più lungo (più di un anno), dati storici coerenti sono resi disponibili nel repository di metriche dell'azienda. Da questo punto in poi il processo di Misurazione può essere utilizzato al suo valore reale:
- le soglie raccomandate per diversi indicatori possono essere identificate in base alle tendenze
- grafici, i cruscotti possono essere utilizzati e messi a disposizione delle parti interessate (anche al cliente)
- un valore di metrica può essere analizzato in correlazione con un'altra metrica(S) possono essere definiti valori e specifiche azioni di miglioramento,
- i fattori decisionali possono utilizzare alcune delle metriche nella prevendita per aumentare la competitività
- i team di progetto sono chiamati a fissare obiettivi più ambiziosi, imparando dal passato e migliorando continuamente
Per un'azienda agile con una mentalità di miglioramento, Il processo di misurazione non si fermerà qui. Le metriche e gli strumenti attuali richiedono un perfezionamento continuo. Mentre nuove metriche vengono messe a disposizione del repository aziendale, devono essere analizzati e ponderati rispetto agli obiettivi di business e al posizionamento di mercato. Mentre la capacità di misurazione e la competenza dell'azienda si sviluppano e migliorano, strumenti più efficienti e intelligenti possono essere implementati e utilizzati come supporto nella raccolta e analisi delle metriche.
Un'azienda che monitora continuamente e gestisce efficacemente il proprio sistema di metriche lo troverà e lo utilizzerà come una fonte unica di vantaggio competitivo.
Questo post è stato originariamente pubblicato su Linkedin in ottobre 23, 2016
Circa l'autore
Ramona Muntean è responsabile della misurazione delle prestazioni e dell'implementazione delle migliori pratiche per supportare i progetti nel miglioramento dei processi a ISDC (un membro del gruppo Endava), un membro del Gruppo Endava in Romania. Nelle sue attività quotidiane identifica le migliori pratiche, estrarre le lezioni apprese e supportare il processo di miglioramento nei team e successivamente a livello aziendale.