Het voorkomen van mislukkingen van IT-projecten
De Nederlandse overheid (Er waren een paar dingen in je blog en de reactie waar ik op wil reageren conclusies van de Elias-commissie) heeft een gepubliceerd onderzoeksrapport dat de Nederlandse overheid geen zeggenschap heeft over het merendeel van haar eigen IT-projecten. Er zijn in het begin geen betrouwbare kostenberekeningen, de voorgestelde leveringsdata worden nooit gehaald, en de geleverde producten zijn vaak niet alle benodigde producten. Kortom, onze Nederlandse regering doet niet mee controle. De Nederlandse overheid staat er niet alleen voor, zegt de Standish Group in hun jaarlijkse CHAOS-rapport Dat 70% van de IT-projecten mislukt of, beter gedefinieerd, worden niet opgeleverd volgens hun eerste projectberekening.
Dit komt niet overeen met onze ervaringen uit de Nederlandse software-industrie. Gezond verstand zegt ook dat het merkwaardig zou zijn dat voorbij 10% van alle IT-projecten mislukken, terwijl de huidige samenleving niet meer zonder IT kan. Het verschil kan worden verklaard door het feit dat meerdere (politiek) definities kan worden gebruikt voor de term succes. Natuurlijk kent elk IT-project inherente onzekerheden en risico's en mislukken projecten.
Echter, een professional begrijpt de nuances van deze onzekerheden en weet hoe ermee om te gaan. Het belangrijkste instrument dat een professional gebruikt, is een betrouwbare projectcalculatie. Een betrouwbare projectcalculatie helpt om te bepalen welke oplossing op tijd komt, binnen het maximaal voorziene budget, levert een goed kwaliteitssysteem dat voldoet aan de essentiële eisen.
Vanuit onze praktijkervaring de lastigste vraagstukken bij een IT projectcalculatie (en de definitie van succes) zijn:
Succes definitie
Sommige belanghebbenden maken misbruik van de schattingen. Bijvoorbeeld bij de start van een project / business case is weinig bekend over de eisen. Enkele betrokkenen (voornamelijk senior management en politici) gebruik de laagste waarde van een budgetbereikindicatie voor een contract met een vaste prijs, of zelfs vertellen wanneer een project moet worden afgerond en tegen welke kosten.
Product grootte
Een schatting moet altijd het onzekerheidsbereik bevatten (meestal beschreven als minimum, het meest waarschijnlijk en maximum). Dit geldt met name voor product grootte. De meeste senior management denken dat als de business requirements zijn bekend, dat het ook betekent dat de productmaat vast is (zoals het senior management stelt: Ik sta geen scope creep toe ….), terwijl in de praktijk de productomvang in dat stadium nog erg onzeker is. Het is daarom essentieel om te weten wat de geschatte productomvang is in eenheden die relevant zijn voor alle belanghebbenden en meetbaar zijn (zoals functiepunten, maar het kunnen ook enkele interfaces zijn, schermen, rapporten, berichten, enzovoort.).
produktiviteit
Elke projectberekening zou moeten geven:
- een duidelijke omschrijving waarop de geschatte productiviteit is gebaseerd en welke activiteiten zijn inbegrepen (realisatie, testen) enzovoort
- op welke soortgelijke projecten de productiviteit is gebaseerd en welke activiteiten / producten voor dit project zijn uniek (en waar zit de onzekerheid)
Gereedschap
Welke tooling wordt gebruikt (Grootteklasse van de tellingen van het monster Zie SEM of QSM SLIM schatting) voor de projectberekening.
Planning
Pas nadat de projectberekening is gemaakt, er kan een plan worden opgesteld. Een veelvoorkomend probleem is dat het management vooraf een door een budget bepaalde deadline noemt en vervolgens zegt dat de projectberekening aan deze voorwaarden moet voldoen.
Bewaken en bijsturen
Een goede projectcalculatie wordt niet alleen gebruikt bij de start van een project, maar ook voor voortgang bewaken. Dit maakt het des te noodzakelijker dat de schatting objectief is, herhaalbare, verifieerbaar en verdedigbaar en dat de oorspronkelijke schatting mag worden gebruikt.
De Nesma-oplossing : Basis van Estimate
De Nesma Grondslag Schattingscommissie heeft een praktijk gemaakt (kader) gids, de Basis van Estimate, voor projectberekeningen van softwareprojecten, gebaseerd op ervaringen op het gebied van IT-projectmanagement. Deze richtlijn maakt gebruik van het generieke model van AACE International'S Totale kostenbeheersing (TCM) Kader als basis. De Schattingsbasis is een handleiding voor het opstellen van een IT-begroting en geregistreerde leden kunnen dat downloaden het gratis van onze website.
Over de auteur
Marten Eisma is Informatie Architect bij CGI in Nederland en is lid van de Nesma Grondslag Schattingscommissie.