De nombreuses organisations externalisent (parties de) leurs services informatiques. Pour sélectionner un fournisseur, ces organisations utilisent comme critères de décision: Prix ​​et qualité (mesuré comme une livraison en temps opportun, étendue et nombre de défauts détectés lors des tests d'acceptation). Ils sont convaincus qu'ils peuvent faire confiance à la qualité / rapport de prix comme meilleur facteur de décision. Malheureusement, dans la pratique, cela signifie qu'ils font souvent PAS sélectionner le meilleur fournisseur. Les fournisseurs choisis livrent des projets souvent défaillants. Ils dépassent le délai convenu, coûte beaucoup plus cher que l'offre de prix initiale et livre moins de produits, fonctionnalité ou qualité comme prévu. Le gouvernement néerlandais a mené une enquête (voir "Commission Elias") sur le sujet pourquoi les projets TIC échouent et pourquoi ces projets TIC ont des dépassements de budget si importants.

À notre avis, le gouvernement néerlandais ne réussira qu'avec un calcul des coûts transparent et professionnel. Sinon, la liste des projets échoués continuera de s'allonger. Cet article décrit comment résoudre ce problème.

L'organisation cliente

Votre organisation envisage de sous-traiter un projet TIC à un fournisseur informatique fiable, mais quel fournisseur informatique choisir? Vous décidez d'utiliser la qualité et le prix comme critères de sélection. La qualité est le facteur le plus important et donc, tu décides 70% du score est déterminé par la qualité. Bien sûr, il faut aussi le faire à un prix raisonnable, donc, 30% du score est déterminé par le prix. Pour noter la qualité, vous générez des questions intelligentes pour vérifier la qualité et vous envoyez la demande de proposition aux fournisseurs potentiels de TIC. Après un certain temps, vous recevez leurs propositions et votre équipe commence à évaluer ces offres.
Après de nombreuses considérations, votre équipe a trouvé les résultats suivants:

	Niveau de qualité	Prix	Points de qualité*	Points de prix**	Points totaux
Fournisseur A	10	200 000 €	7	1.5	8.5
Fournisseur B	9	150 000 €	6.3	2	8.3
Fournisseur C	8	100 000 €	5.6	3	8.6
Fournisseur D	10	500 000 €	7	0.6	7.6

^{* 70% du score de qualité
** 30% du (Prix ​​le plus bas / Prix)}

Le fournisseur C a le plus de points (8.6) et remporte l'enchère. Vous êtes convaincu d'avoir pris la bonne décision et ensemble vous débouchez les bouteilles de champagne et démarrez le projet.

Au cours du projet, vous remarquez que les coûts commencent lentement à dépasser les € prévus 100.000. L'interface avec votre système de back-office n'est pas incluse et cette demande de changement nécessaire augmentera le prix du projet de € 50,000. en outre, le fournisseur n'a pas non plus inclus la conversion de la base de données dans son prix gagnant. Oui, le fournisseur n'avait pas explicitement décrit dans sa proposition que la conversion de la base de données était exclue, mais vous pensiez à l'origine que cela était inclus dans la proposition. Mais, cela est nécessaire et le prix du projet est à nouveau augmenté de € 100 000. Le projet devient petit à petit très cher.
Un mois plus tard, il s'avère que l'élu (bon marché) le serveur n'est plus sur le marché et il faut en acheter un beaucoup plus cher. De plus, certaines licences ne sont pas incluses dans le prix de l'offre gagnante et en raison d'un problème avec l'environnement de test, le projet sera retardé de quelques mois. Les coûts du projet sont maintenant € 600,000, – un dépassement de plus de € 500,000, – et on ne sait pas quel sera le coût total du dépassement et le retard.
Le spécialiste
Le projet est clairement hors de contrôle et vous demandez à un spécialiste externe (Frank Vogelezang) pour obtenir des conseils. Frank le consultant externe examine le processus de proposition. Il a remarqué que tous les fournisseurs obtenaient des scores de qualité proches les uns des autres et que le prix le plus bas était apparemment la principale raison du choix du fournisseur.. La différence de qualité est seulement 1.4 points alors que la différence de prix est 2.4 points.

Les fournisseurs A et D ont les meilleurs scores de qualité (10). Mais ces fournisseurs ne sont pas choisis en raison de leur prix. Frank vous rappelle subtilement que le prix d'origine du fournisseur D (€ 500,000) est maintenant bien inférieur au prix du projet actuel et en hausse. Vous pensez par vous-même que le fournisseur D aurait également un surcoût similaire à celui de votre fournisseur actuel C.

Mais est-ce vrai?

Comparer les fournisseurs C et D

Le fournisseur C et le fournisseur D connaissent très bien les conditions du projet et connaissent tous les deux les objectifs que vous souhaitez atteindre, l'environnement technologique et les risques.
Le fournisseur C a pour stratégie de vente d'offrir le prix le plus bas. Le fournisseur D est encore nouveau et naïf et pense qu'une stratégie de vente axée sur la qualité remportera l'appel d'offres. Le fournisseur D n'a pas beaucoup d'expérience avec ce type de processus d'approvisionnement et n'a pas encore appris que la plupart des (gouvernement) les contrats sont remportés par le prix le plus bas.
Pour atteindre le prix gagnant, le fournisseur C utilise plusieurs options dans le cadre du contrat. Ceux-ci sont:

• N'incluez pas ce qui n'est pas explicitement demandé dans l'offre
• Éliminer les risques fournisseurs et les confier à l'entrepreneur

Le fournisseur D sait très bien quelles exigences manquent dans la demande de proposition, mais contrairement au fournisseur C, le fournisseur D prendra les éléments de coût supplémentaires nécessaires dans le prix total.

Le fournisseur D effectue une évaluation complète des risques et prend des mesures pour certains des risques majeurs, bien que cela augmentera le prix de son projet. Ces mesures garantissent que l'impact de ces risques disparaît ou du moins est diminué. Pour certains risques, il fait une réservation financière (contingence). Le budget d'urgence pour les risques doit être suffisant au cas où un ou deux de ces risques se produiraient réellement.
Le fournisseur C a utilisé une approche différente des risques. Il élimine tous les risques dans son offre. Pas très explicite, mais en utilisant des conditions et des hypothèses, il peut gérer que ces risques deviendront votre (prestataire) risques afin qu'il ne coure pas de risques financiers. Au contraire, il ne l'avait pas fait de cette façon, mais la concurrence est féroce. Le fournisseur A et le fournisseur B ont remporté des appels d'offres précédents et le fournisseur C sait maintenant qu'il devait offrir un prix plus élevé pour remporter cet accord.
Pour gagner l'affaire, les vendeurs ont utilisé différentes stratégies gagnantes. Le résultat pour l'entrepreneur est qu'il doit choisir un fournisseur qui sera beaucoup plus cher, ne livrera pas dans les délais convenus et livrera probablement moins à la fin que suggéré par la proposition initiale offerte.

Morale de l'histoire

La situation ci-dessus est fictive mais malheureusement c'est une pratique réelle. Le fournisseur D doit changer sa façon d'offrir ou trouver un autre moyen d'offrir un prix concurrentiel afin qu'il puisse survivre. Une stratégie de haute qualité ne se traduira pas par des enchères gagnantes, ce n'est qu'avec une stratégie de prix bas que cela sera réalisé. Bien que le client ait l'intention de sélectionner des fournisseurs sur des attributs de qualité, malheureusement par ce genre d'appel d'offres la sélection des fournisseurs se fera uniquement sur le prix et non sur la qualité. Le fournisseur D finira par faire face à la faillite à moins qu'il n'agisse comme ses concurrents.

Et qu'est-ce que cette façon d'externaliser fait au client? Le client continue de faire face à de nombreux dépassements de coûts supplémentaires qui peuvent être substantiels. Selon la commission Elias (du gouvernement néerlandais) le gouvernement seul déverse chaque année entre 1 et 5 milliards d'euros à cause des dépassements de leurs projets TIC. On peut donc supposer que le montant total des surcoûts se chiffre en milliards.

La solution

Le prix en tant que critère unique n'est pas suffisant. Pour évaluer le prix comme critère de sélection, il est nécessaire d'inclure tous les éléments pertinents qui déterminent le prix. Si notre client avait su quels produits et services étaient inclus dans le prix, il aurait pu prendre une meilleure décision. Le fournisseur D serait alors le meilleur choix. Pour pouvoir comparer différents fournisseurs sur le prix et tous les éléments pertinents, il doit y avoir une ligne directrice standard. Cette directive est la “Base d'estimation” ou AACE®, l'association internationale des ingénieurs de coûts. La norme connue sous le nom de AACE® International Recommended Practice No. 74R-13.

AACE est surtout connu pour ses grands projets d'ingénierie de plusieurs millions et milliards d'euros. La «Base d'estimation» telle qu'appliquée aux industries des services logiciels est relativement nouvelle et inconnue dans le monde des TIC. Avantages de la « base des estimations » (BoE) pour les propositions TIC sont:

• BoE aide à faire des calculs fournisseurs complets et fiables (calculs professionnels) – c'est un avantage pour le fournisseur et l'entrepreneur;
• La BoE donne des coûts transparents et comparables (via un modèle de réponse générique avec les éléments BoE) – un avantage pour l'entrepreneur;
• La BoE n'a aucune influence sur les concessions commerciales acceptables par le fournisseur;
• La BoE limite les opportunités d'utiliser le coût comme principale stratégie gagnante pour les projets car elle indique clairement ce qui est inclus et ce qui n'est pas inclus dans le prix.

Les entrepreneurs n'ont qu'à exiger des calculs de coûts ouverts spécifiés dans les appels d'offres qui sont configurés conformément aux directives de la BoE. Pour des règles du jeu équitables, c'est aussi mieux pour les fournisseurs. En ce moment, les fournisseurs doivent masquer les risques pour l'entrepreneur. Plus de transparence signifie qu'ils incluront ces (commercial) risques dans l'offre. Plus de transparence sera bien accueillie par toutes les parties si tout le monde est obligé de le faire. Cela exige seulement que les entrepreneurs l'imposent aux fournisseurs.

le Base d'estimation le matériel est gratuit et disponible sur ce site ou à la fondation AACE.

La base d'estimation par le NESMA® (Association néerlandaise de métrique logicielle) développé en collaboration avec MAIN® (Réseau international des associations de mesure) et AACE®, l'Association internationale des ingénieurs de coûts.

A propos de l'auteur

Jelle de Vries est membre du groupe BoE NESMA et consultante principale chez Ordina. Cet article a été développé en collaboration avec Marten Eisma (CGI) et Ray Sadal (Capgemini) et a été initialement publié en néerlandais en Sous-traiter le magazine.

Un article de blog représente l'opinion personnelle des auteurs
et ne coïncide pas nécessairement avec les politiques officielles de Nesma.