许多组织外包 (部分) 他们的IT服务. 选择这些组织用作决策标准的供应商: 价格和质量 (衡量为及时交付, 验收测试中发现的缺陷的范围和数量). 他们相信他们可以信任质量 / 性价比是最佳决定因素. 不幸的是，这意味着他们经常这样做 不是 选择最好的供应商. 选定的供应商交付经常失败的项目. 他们超过了约定的时间范围, 成本比原价高得多，交付的产品更少, 预期的功能或质量. 荷兰政府进行了一项调查 (参见“埃利亚斯委员会”) 关于为什么 ICT 项目失败以及为什么这些 ICT 项目有如此大的预算超支.
我们认为，荷兰政府只有通过专业透明的成本计算才能取得成功. 否则失败的项目列表将继续增长. 这篇文章描述了如何解决这个问题.
客户组织
您的组织正在考虑将 ICT 项目外包给可靠的 IT 供应商, 但应该选择哪个 IT 供应商? 您决定以质量和价格作为选择标准. 质量是最重要的因素，因此, 你决定 70% 分数由质量决定. 当然, 它也应该以合理的价格完成, 所以, 30% 分数由价格决定. 为了对质量进行评分，您可以生成智能问题来验证质量，并将提案请求发送给潜在的 ICT 供应商. 一段时间后，您收到他们的建议，您的团队开始评估这些提议.
经过多方考虑，您的团队发现了以下结果:
| 质量得分 | 价钱 | 质量分数* | 价格点** | 总积分 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 供应商A | 10 | 200,000 欧元 | 7 | 1.5 | 8.5 |
| 供应商乙 | 9 | 150,000 欧元 | 6.3 | 2 | 8.3 |
| 供应商丙 | 8 | 100,000 欧元 | 5.6 | 3 | 8.6 |
| 供应商 D | 10 | 500,000 欧元 | 7 | 0.6 | 7.6 |
* 70% 质量得分
** 30% 的 (最低价格 / 价钱)
供应商 C 的积分最多 (8.6) 并中标. 您确信自己做出了正确的决定，并一起打开香槟瓶并开始该项目.
在项目期间，您注意到成本开始慢慢上升到超过预期的 € 100.000. 不包括与您的后台系统的接口，此必要的更改请求将使项目价格提高 € 50,000. 此外, 供应商也没有将数据库转换包括在其中标价格中. 是, 供应商没有在他的提案中明确描述数据库转换被排除在外, 但你原本以为这包含在提案中. 但, 这是必要的，项目价格再次提高 € 100 000. 该项目正在慢慢变得非常昂贵.
一个月后，事实证明，被选中的 (便宜的) 服务器不再在市场上出售，必须购买更昂贵的服务器. 此外，由于测试环境存在问题，一些许可证未包含在中标价格中, 该项目将推迟几个月. 项目成本现在为 € 600,000, – 超支超过 € 500,000, – 并且不清楚总的超支成本和延误是多少.
专家
该项目明显失控，您请教外部专家 (弗兰克Vogelezang) 咨询. 外部顾问弗兰克查看提案流程. 他注意到所有供应商的质量得分都非常接近，最低的价格显然是选择供应商的主要原因. 质量上的区别只是 1.4 点，而价格的差异是 2.4 积分.
供应商 A 和 D 的质量得分最高 (10). 但这些供应商并不是因为价格而被选中. 弗兰克巧妙地提醒你，供应商D的原价 (€ 500,000) 现在远低于当前和上涨的项目价格. 您自己认为供应商 D 也会有与您当前的供应商 C 类似的成本超支.
但这是真的吗?
比较供应商 C 和 D
供应商C和供应商D都非常了解项目情况，他们都知道你想要达到的目标, 技术环境和风险.
供应商 C 的销售策略是提供最低的投标价格. 供应商 D 还是新手，天真，认为以质量为中心的销售策略会中标. 供应商 D 对这种采购流程没有太多经验，也不知道大多数 (政府) 以最低价格赢得合同.
为了达到中标价格，供应商 C 在合同中使用了多个选项. 这些是:
- 不要包括报价中未明确要求的内容
- 消除供应商风险并将其交给承包商
供应商 D 非常清楚征求建议书中缺少哪些要求, 但不同于供应商 C, 供应商 D 将在总价中增加必要的成本构成.
供应商 D 进行了完整的风险评估并对一些主要风险进行了测量，尽管这会提高他的项目价格. 这些措施确保这些风险的影响消失或至少降低. 对于某些风险，他做了财务保留 (应急). 风险的应急预算应该足够，以防其中一个或两个风险实际发生.
供应商 C 对风险使用了不同的方法. 他消除了报价中的所有风险. 不是很明确, 但使用他可以管理的条件和假设，这些风险将成为你的 (承包商) 风险，这样他就不会遇到财务风险. 相反，他没有这样做，但竞争非常激烈. 供应商 A 和供应商 B 赢得了之前的投标，供应商 C 现在知道他必须提供更优惠的价格才能赢得这笔交易.
赢得交易, 供应商使用了不同的制胜策略. 承包商的结果是他们必须选择价格更高的供应商, 将不会在商定的时间范围内交付，并且最终交付的数量可能会少于最初提供的提案建议的数量.
故事的道德启示
以上情况是虚构的，但不幸的是这是真实的做法. 供应商 D 必须改变他的报价方式或找到另一种方式来提供有竞争力的价格，这样他才能生存. 高质量的策略不会导致中标, 只有采用低价策略才能实现. 尽管客户有意根据质量属性选择供应商, 不幸的是，通过这种征求建议书，供应商的选择将只根据价格而不是质量来决定. 除非供应商 D 像其竞争对手那样行事，否则他最终将面临破产.
这种外包方式对客户有什么作用? 客户继续面临许多额外的成本超支，这可能是巨大的. 根据埃利亚斯委员会 (荷兰政府的) 仅政府每年都会泄漏 1 和 5 十亿欧元，因为他们的 ICT 项目超支. 因此，我们可以假设额外成本总额达到数十亿.
解决方案
仅将价格作为单一标准是不够的. 要将价格作为选择标准进行评估，需要包括决定价格的所有相关要素. 如果我们的客户知道价格中包含哪些产品和服务，他/她本可以做出更好的决定. 供应商 D 将是最佳选择. 为了能够在价格和所有相关要素上比较不同的供应商，必须有一个标准的指导方针. 该准则是 “估算的依据” 或 AACE®, 国际成本工程师协会. 被称为 AACE® 国际推荐做法的标准 No. 74R-13.
AACE 以数百万和数十亿欧元的大型工程项目而闻名. 适用于软件服务行业的“估计基础”在 ICT 领域相对较新且未知. “估计基础”的好处 (英国央行) ICT 提案是:
- 英国央行帮助进行完整可靠的供应商计算 (专业计算) – 这对供应商和承包商来说是一个优势;
- 英国央行提供透明且可比较的成本 (通过带有 BoE 元素的通用回复模板) – 承包商的优势;
- 英国央行对供应商可接受的商业让步没有影响;
- 英国央行限制了将成本作为项目主要制胜策略的机会，因为它明确了价格中包含的内容和不包含的内容.
承包商只需要在根据英国央行的指导方针设置的招标中要求指定的公开成本计算. 对于公平的竞争环境，这对供应商也更好. 此时供应商需要为承包商掩盖风险. 更高的透明度意味着它们将包括这些 (商业的) 报价中的风险. 如果每个人都有义务这样做，那么所有各方都将欢迎更高的透明度. 这只需要承包商将此强加给供应商.
该 估算的依据 材料是免费的，可在本网站或 AACE 基金会获得.
NESMA® 的估计基础 (荷兰软件度量协会) 与 MAIN® 合作开发 (测量协会国际网络) 和 AACE®, 国际成本工程师协会.
关于作者
Jelle de Vries 是英国央行 NESMA 的小组成员和 Ordina 的首席顾问. 本文是与 Marten Eisma 合作开发的 (CGI) 和雷·萨达尔 (凯捷) 最初以荷兰语发表于 外包杂志.
博客文章仅代表作者的个人意见
而并不一定与官方NESMA政策一致.