Viele Organisationen lagern aus (Teile von) ihre IT-Dienstleistungen. Um einen Lieferanten auszuwählen, verwenden diese Organisationen als Entscheidungskriterien: Preis und Qualität (gemessen als pünktliche Lieferung, Umfang und Anzahl der bei der Abnahmeprüfung festgestellten Mängel). Sie vertrauen darauf, dass sie der Qualität vertrauen können / Preisverhältnis als bester Entscheidungsfaktor. Leider bedeutet dies in der Praxis, dass dies häufig der Fall ist NICHT Wählen Sie den besten Lieferanten aus. Die ausgewählten Lieferanten liefern oft scheiternde Projekte. Sie überschreiten den vereinbarten Zeitrahmen, kosten viel mehr als das ursprüngliche Preisangebot und liefern weniger Produkte, Funktionalität oder Qualität wie erwartet. Die niederländische Regierung hat eine Umfrage durchgeführt (siehe „Kommission Elias“) zum Thema, warum IKT-Projekte scheitern und warum es bei diesen IKT-Projekten zu so großen Budgetüberschreitungen kommt.

Unserer Meinung nach wird die niederländische Regierung nur mit einer professionellen, transparenten Kostenkalkulation Erfolg haben. Andernfalls wird die Liste der gescheiterten Projekte weiter wachsen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie dieses Problem lösen können.

Die Kundenorganisation

Ihre Organisation erwägt die Auslagerung eines IKT-Projekts an einen zuverlässigen IT-Anbieter, sondern welcher IT-Anbieter ausgewählt werden soll? Sie entscheiden sich dafür, Qualität und Preis als Auswahlkriterien heranzuziehen. Qualität ist der wichtigste Faktor und daher, du entscheidest 70% Die Bewertung wird durch die Qualität bestimmt. Na sicher, es sollte auch zu einem angemessenen Preis erfolgen, Deshalb, 30% Die Bewertung wird durch den Preis bestimmt. Um die Qualität zu bewerten, erstellen Sie intelligente Fragen zur Überprüfung der Qualität und senden die Angebotsanfrage an potenzielle IKT-Lieferanten. Nach einiger Zeit erhalten Sie ihre Vorschläge und Ihr Team beginnt mit der Bewertung dieser Angebote.
Nach vielen Überlegungen ist Ihr Team zu den folgenden Ergebnissen gekommen:

	Qualitätsfaktor	Preis	Qualitätspunkte*	Preispunkte**	Gesamtpunktzahl
Lieferant A	10	200.000 €	7	1.5	8.5
Lieferant B	9	150.000 €	6.3	2	8.3
Lieferant C	8	100.000 €	5.6	3	8.6
Lieferant D	10	500.000 €	7	0.6	7.6

^{* 70% des Qualitätsfaktors
** 30% des (Geringster Preis / Preis)}

Lieferant C hat die meisten Punkte (8.6) und erhält den Zuschlag. Sie sind überzeugt, die richtige Entscheidung getroffen zu haben, entkorken gemeinsam die Champagnerflaschen und starten mit dem Projekt.

Während des Projekts bemerken Sie, dass die Kosten langsam über die erwarteten € hinaus steigen 100.000. Die Schnittstelle zu Ihrem Backoffice-System ist nicht enthalten und dieser notwendige Änderungswunsch erhöht den Projektpreis um € 50,000. Und dazu, Der Anbieter hat die Datenbankkonvertierung auch nicht in seinem Gewinnpreis berücksichtigt. Ja, Der Lieferant hatte in seinem Angebot nicht ausdrücklich beschrieben, dass die Datenbankumstellung ausgeschlossen sei, aber Sie dachten ursprünglich, dass dies im Vorschlag enthalten sei. Aber, Dies ist notwendig und der Projektpreis wird nochmals um € erhöht 100 000. Das Projekt wird langsam sehr teuer.
Einen Monat später stellt sich heraus, dass der Auserwählte (billig) Der Server ist nicht mehr auf dem Markt und es muss ein viel teurerer gekauft werden. Darüber hinaus sind einige Lizenzen aufgrund eines Problems mit der Testumgebung nicht im Zuschlagspreis enthalten, Das Projekt wird sich um einige Monate verzögern. Die Projektkosten betragen jetzt € 600,000, – eine Überschreitung von mehr als € 500,000, – und es ist nicht klar, wie hoch die gesamten Überschreitungskosten und Verzögerungen sein werden.
Der Spezialist
Das Projekt ist offensichtlich außer Kontrolle und Sie fragen einen externen Spezialisten (Frank Vogelezang) um Rat. Frank, der externe Berater, schaut sich den Angebotsprozess an. Ihm fiel auf, dass alle Lieferanten bei der Qualität ähnlich abschnitten und dass der niedrigste Preis offenbar der Hauptgrund für die Wahl des Lieferanten war. Der Unterschied in der Qualität ist nur 1.4 Punkte, während der Preisunterschied ist 2.4 Punkte.

Sowohl Lieferant A als auch D haben die höchsten Bewertungen für Qualität (10). Aber diese Lieferanten werden nicht wegen ihres Preises ausgewählt. Frank erinnert Sie subtil daran, dass der ursprüngliche Preis von Lieferant D (€ 500,000) ist jetzt viel niedriger als der aktuelle und steigende Projektpreis. Sie glauben, dass auch Lieferant D eine ähnliche Kostenüberschreitung erleiden würde wie Ihr aktueller Lieferant C.

Aber ist das wahr??

Vergleich der Lieferanten C und D

Sowohl Lieferant C als auch Lieferant D kennen die Projektbedingungen sehr genau und kennen beide die Ziele, die Sie erreichen möchten, das Technologieumfeld und die Risiken.
Die Vertriebsstrategie von Lieferant C besteht darin, den niedrigsten Angebotspreis anzubieten. Lieferant D ist noch neu und naiv und glaubt, dass eine auf Qualität ausgerichtete Vertriebsstrategie den Zuschlag erhalten wird. Lieferant D hat nicht viel Erfahrung mit derartigen Beschaffungsprozessen und hat noch nicht gelernt, dass die meisten davon (Regierung) Aufträge werden mit dem niedrigsten Preis gewonnen.
Um den Gewinnerpreis zu erzielen, nutzt Anbieter C mehrere Optionen im Vertrag. Diese sind:

• Geben Sie nichts an, was nicht ausdrücklich im Angebot verlangt wird
• Eliminieren Sie Lieferantenrisiken und geben Sie diese an den Auftragnehmer weiter

Lieferant D weiß sehr genau, welche Anforderungen in der Ausschreibung fehlen, aber im Gegensatz zu Lieferant C, Lieferant D übernimmt die zusätzlich notwendigen Kostenbestandteile in den Gesamtpreis.

Lieferant D führt eine vollständige Risikobewertung durch und nimmt Messungen für einige der Hauptrisiken vor, obwohl dies seinen Projektpreis erhöhen wird. Diese Maßnahmen sorgen dafür, dass die Auswirkungen dieser Risiken verschwinden oder zumindest verringert werden. Für einige Risiken macht er einen finanziellen Vorbehalt (Kontingenz). Das Notfallbudget für die Risiken sollte ausreichend sein, falls eines oder zwei dieser Risiken tatsächlich eintreten.
Lieferant C hat einen anderen Ansatz zur Risikobewältigung gewählt. Er schließt in seinem Angebot alle Risiken aus. Nicht sehr explizit, Aber durch die Nutzung von Bedingungen und Annahmen kann er es schaffen, dass diese Risiken auf Sie übergehen (Auftragnehmer) Risiken, damit er keine finanziellen Risiken eingeht. Vielmehr hatte er es nicht so gemacht, aber die Konkurrenz ist hart. Lieferant A und Lieferant B haben frühere Ausschreibungen gewonnen und Lieferant C weiß nun, dass er einen höheren Preis bieten musste, um diesen Auftrag zu gewinnen.
Um den Deal zu gewinnen, Die Anbieter haben unterschiedliche Gewinnstrategien angewendet. Für den Auftragnehmer bedeutet dies, dass er sich für einen wesentlich teureren Lieferanten entscheiden muss, wird nicht im vereinbarten Zeitrahmen liefern und am Ende wahrscheinlich weniger liefern, als im ursprünglich angebotenen Angebot vorgesehen.

Moral der Geschichte

Die obige Situation ist fiktiv, aber leider ist dies eine reale Praxis. Lieferant D muss seine Angebotsweise ändern oder einen anderen Weg finden, einen konkurrenzfähigen Preis zu liefern, damit er überleben kann. Eine qualitativ hochwertige Strategie wird nicht dazu führen, dass Gebote den Zuschlag erhalten, Nur mit einer Niedrigpreisstrategie wird dies erreicht. Obwohl der Kunde die Absicht hat, Lieferanten nach Qualitätsmerkmalen auszuwählen, Leider wird bei dieser Art von Ausschreibung die Auswahl der Lieferanten nur über den Preis und nicht über die Qualität entschieden. Lieferant D steht letztendlich vor der Insolvenz, wenn er sich nicht wie seine Konkurrenten verhält.

Und was macht diese Art des Outsourcings mit dem Kunden?? Der Kunde sieht sich weiterhin mit vielen zusätzlichen Kostenüberschreitungen konfrontiert, die erheblich sein können. Nach Angaben der Kommission Elias (der niederländischen Regierung) Allein die Regierung verschüttet jedes Jahr dazwischen 1 und 5 Milliarden Euro wegen Überschreitungen ihrer IKT-Projekte. Wir können daher davon ausgehen, dass die Gesamtsumme der Mehrkosten in Milliardenhöhe liegt.

Die Lösung

Der Preis als einzelnes Kriterium allein reicht nicht aus. Um den Preis als Auswahlkriterium beurteilen zu können, ist es erforderlich, alle relevanten preisbestimmenden Elemente einzubeziehen. Wenn unser Kunde gewusst hätte, welche Produkte und Dienstleistungen im Preis enthalten sind, hätte er/sie eine bessere Entscheidung treffen können. Dann wäre Lieferant D die beste Wahl. Um verschiedene Anbieter hinsichtlich des Preises und aller relevanten Elemente vergleichen zu können, muss es einen einheitlichen Leitfaden geben. Diese Richtlinien sind die “Grundlage der Schätzung” oder AACE®, der internationale Verband der Kosteningenieure. Der als AACE® International Empfohlene Praxis Nr. bekannte Standard. 74R-13.

AACE ist vor allem für große Ingenieurprojekte im Wert von vielen Millionen und Milliarden Euro bekannt. Die „Basis of Estimate“, wie sie für die Software-Dienstleistungsbranche angewendet wird, ist in der IKT-Welt relativ neu und unbekannt. Vorteile der „Basis of Estimates“ (BoE) für IKT-Vorschläge sind:

• BoE hilft dabei, vollständige und zuverlässige Lieferantenkalkulationen zu erstellen (professionelle Berechnungen) – Dies ist ein Vorteil für den Lieferanten und den Auftragnehmer;
• BoE bietet transparente und vergleichbare Kosten (durch eine generische Antwortvorlage mit den BoE-Elementen) – ein Vorteil für den Auftragnehmer;
• BoE hat keinen Einfluss auf akzeptable kommerzielle Zugeständnisse des Lieferanten;
• BoE schränkt die Möglichkeiten ein, die Kosten als wichtigste Erfolgsstrategie für Projekte zu nutzen, weil es klar macht, was im Preis enthalten ist und was nicht.

Auftragnehmer müssen lediglich in Ausschreibungen, die gemäß den Richtlinien der BoE erstellt werden, spezifische offene Kostenberechnungen verlangen. Für gleiche Wettbewerbsbedingungen ist dies auch besser für Lieferanten. Zu diesem Zeitpunkt müssen Lieferanten die Risiken für den Auftragnehmer verschleiern. Mehr Transparenz bedeutet, dass sie diese einbeziehen (Werbung) Risiken in das Angebot ein. Mehr Transparenz wird von allen Seiten begrüßt, wenn alle dazu verpflichtet werden. Dies erfordert lediglich, dass Auftragnehmer dies den Lieferanten auferlegen.

Das Grundlage der Schätzung Das Material ist kostenlos und auf dieser Website oder bei der AACE-Stiftung erhältlich.

Die Grundlage der Schätzung durch die NESMA® (Niederländischer Software-Metrik-Verband) entwickelt in Zusammenarbeit mit MAIN® (Internationales Netzwerk der Measurement Association) und AACE®, der International Association of Cost Engineers.

Über den Autor

Jelle de Vries ist Gruppenmitglied der BoE NESMA und Hauptberater bei Ordina. Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Marten Eisma entwickelt (CGI) und Ray Sadal (Capgemini) und wurde ursprünglich in niederländischer Sprache veröffentlicht Outsource-Magazin.

Ein Blogbeitrag repräsentiert die persönliche Meinung der Autoren
und muss nicht unbedingt mit den offiziellen Nesma-Richtlinien übereinstimmen.