In questo contesto, l'operazione include tutte le attività relative a un sistema in a “stabile” stato: l'applicazione delle funzionalità da parte degli utenti e il funzionamento e la gestione da parte di un data center. I costi operativi riguardano solo le attività operative e le strutture associate di un data center. I costi operativi possono quindi essere definiti come i costi che l'utilizzo di un sistema automatizzato comporta per un data center.
I costi operativi sono una componente importante dei costi totali del ciclo di vita di un sistema informativo. Le stime trovate al riguardo nella letteratura professionale variano, per cui il funzionamento e la gestione sono spesso considerati un'unica voce di costo. Per questa voce di costo totale, si possono trovare stime globali fino a non meno di 80% dei costi totali del ciclo di vita.